# 일본 기업과의 첫 미팅 — 약속 잡기부터 감사 메일까지

> 일본 기업과의 첫 미팅을 준비하는 한국 스타트업을 위해 アポ(약속) 잡기, 명함 교환, 자리 순서, 検討します 같은 완곡 표현 해석, 미팅 후 감사 메일과 議事録(회의록), 회식 관행을 실무 중심으로 정리합니다.

- 주소: https://sjc.company/guide/culture/meeting-manners/
- 기준일: 2026-10-04
- 발행: SJ Company (에스제이컴퍼니) 일본 진출 가이드, https://sjc.company/
- 갱신 주기: 24개월마다 원문과 대조해 갱신합니다. 다음 점검 예정 2028년 10월.
- 인용 시 출처를 「SJ Company 일본 진출 가이드」와 위 주소로 표기해 주십시오.
- 읽기 전에: 이 글은 SJ Company가 한일 비즈니스 현장에서 얻은 실무 경험과, 일본 기업과의 거래에서 일반적으로 통용되는 관행을 함께 정리한 것입니다. 회사, 업종, 담당자에 따라 반드시 같지 않을 수 있고, 일본어 표현은 상황에 따라 뜻이 달라집니다. 참고로 삼되 상대의 방식을 먼저 확인하십시오.


## 핵심 요약

- 첫 미팅의 목적은 계약이 아니라 다음 미팅을 만드는 것입니다.
- 약속은 여유를 두고 메일로 잡고, 후보 일시를 여러 개 제시하는 것이 일반적입니다.
- 持ち帰って検討します는 거절도 승낙도 아니며, 사내로 가져가 검토하겠다는 뜻으로 쓰이는 경우가 많습니다.
- 경험적으로 미팅 당일이나 다음 영업일 안에 감사 메일과 요청 자료를 보내는 것이 다음 단계를 만듭니다.
- 예절의 세부보다 시간 엄수, 자료 준비, 약속한 후속 조치를 지키는 것이 더 중요합니다.

## 약속(アポ)은 어떻게 잡는가

アポ(아포, 약속)는 アポイントメント의 줄임말입니다. 일본 기업은 사전 약속 없는 방문을 반기지 않는다고 생각하는 편이 안전합니다. 약속은 메일로 잡는 것이 일반적이고, 경험상 방문 2~3주 전에는 요청해야 일정을 잡기 쉽습니다.

메일에는 다음 네 가지를 넣습니다.

1. **누구인지** — 회사명, 사업 내용 한 줄, 일본어 웹사이트 주소
2. **왜 연락했는지** — 상대 회사의 어떤 사업·과제와 관련이 있는지
3. **무엇을 원하는지** — 30분~1시간 정도의 소개 미팅
4. **후보 일시** — 3개 이상, 일본 시간 기준으로 표기

처음 연락하는 상대라면 소개자가 있는지가 회신 여부에 큰 영향을 줍니다. 전시회에서 명함을 교환했거나, 지원기관·거래처의 소개가 있다면 메일 첫머리에 밝히십시오. 메일 작성법과 예문은 [비즈니스 이메일 작법](https://sjc.company/guide/culture/email-keigo/)에 있습니다.

> **온라인 미팅도 같은 방식입니다**
> 화상 미팅이 널리 쓰이면서 첫 미팅을 온라인으로 하는 경우도 많습니다. 이때도 후보 일시 제시, 사전 자료 송부, 미팅 후 감사 메일의 흐름은 같습니다. 접속 주소는 요청받지 않아도 이쪽에서 먼저 보내면 상대의 수고가 줄어듭니다.

## 미팅 전에 무엇을 준비하는가

| 준비물 | 포인트 |
|---|---|
| 일본어 会社案内(회사 소개서) | 대표 인사말보다 사업 내용, 실적, 회사 개요를 앞에 둡니다. |
| 제안 자료 | 상대 회사의 과제에 맞춘 내용. 인쇄본을 참석 인원보다 넉넉히 준비합니다. |
| 명함 | 일본어 또는 영어 병기. 회사명 독음과 직함이 읽히게 합니다. |
| 참석자 정보 | 상대 참석자의 부서와 직함을 사전에 확인하고, 이쪽 참석자도 미리 알립니다. |

자료는 전날까지 PDF로 보내 두면 좋습니다. 상대가 내용을 미리 읽고 관련 부서 사람을 데려오는 경우가 있기 때문입니다. 대면 미팅이라면 인쇄본도 여전히 유용합니다. 담당자가 미팅 뒤 사내에서 종이 자료를 돌려 보는 회사도 여전히 있습니다.

시간은 정각에 맞춰 뛰어 들어가기보다 조금 여유 있게 도착하는 것이 일반적입니다. 건물 입구에 10분 전쯤 도착해 접수를 마치고, 약속 시간 몇 분 전에 안내를 받는 흐름이 무난합니다. 너무 일찍 방문하는 것도 상대에게 부담이 될 수 있습니다. 늦을 것 같으면 몇 분이라도 미리 연락합니다.

## 명함과 자리는 어떻게 하는가

名刺交換(메이시코칸, 명함 교환)은 대면 미팅을 여는 절차입니다. 일반적으로 일어서서 직급이 높은 사람부터 차례로 교환하고, 회사명과 이름을 말하며 건넵니다. 받은 명함은 바로 넣지 않고 테이블 위에 상대가 앉은 순서대로 놓아 두면 이름과 직함을 확인하며 대화할 수 있습니다.

이쪽 참석자를 소개할 때는 한국어 습관대로 "김 대표님"처럼 높이지 않습니다. 일본어에서는 거래처 앞에서 자기 회사 사람을 낮춰 부르는 것이 원칙이어서, 弊社代表のキム(저희 대표 김)처럼 직함을 앞에 두고 경칭 없이 이름을 말합니다. 통역에게도 미리 알려 두면 좋습니다.

자리에는 관행이 있습니다. 일반적으로 출입구에서 먼 쪽이 손님 자리(上座, 가미자)이고, 방문한 쪽은 안내받은 자리에 앉으면 됩니다. 어디에 앉을지 모르겠다면 안내를 기다리는 것이 가장 안전합니다. 차량이나 엘리베이터의 자리 순서까지 외울 필요는 없습니다.

> **예절의 세부에 지나치게 긴장할 필요는 없습니다**
> 명함 각도나 인사의 깊이 같은 세부를 외국 기업에게 엄격하게 요구하는 경우는 드뭅니다. 상대가 실제로 보는 것은 약속 시간을 지키는가, 자료가 준비되어 있는가, 말한 것을 지키는가입니다. 형식은 정중함을 전하는 수단일 뿐입니다.

## 미팅은 어떻게 흘러가는가

첫 미팅은 대체로 다음 순서로 진행됩니다.

1. **인사와 명함 교환** — 가벼운 인사말, 방문에 대한 감사
2. **회사 소개** — 양쪽이 차례로. 이쪽 소개는 10~15분 이내로 압축합니다.
3. **제안 설명과 질의** — 상대의 현재 방식과 과제를 묻는 시간을 반드시 남깁니다.
4. **다음 단계 확인** — 누가 언제까지 무엇을 할지 정리합니다.

한국 스타트업이 자주 하는 실수는 설명에 시간을 다 써 버리는 것입니다. 첫 미팅에서 얻어야 할 것은 상대의 과제, 현재 쓰는 방식, 검토에 관여하는 부서, 예산 시기에 대한 정보입니다. "지금은 이 업무를 어떻게 처리하고 계십니까"라는 질문 하나가 긴 제품 설명보다 많은 것을 알려 줍니다.

그 자리에서 결정을 요구하지 않는 것도 중요합니다. 상대 담당자는 그 자리에서 결정할 권한이 없는 경우가 많고, 持ち帰って検討します(모치카엣테 겐토시마스, 가지고 돌아가 검토하겠습니다)라는 말로 미팅이 끝나는 일이 흔합니다. 이 말은 사내에서 검토·조율해 보겠다는 뜻으로 쓰입니다. 그 뒤의 과정은 [링기와 의사결정](https://sjc.company/guide/culture/ringi-decision/)에서 설명합니다.

## 완곡한 표현은 어떻게 읽는가

일본 비즈니스에서는 직접적인 거절을 피하는 경향이 있습니다. 아래 표의 직역은 사전적인 뜻이고, 오른쪽 해석은 공식 자료가 아니라 실무 경험에 따른 것입니다. 같은 말도 사람과 상황에 따라 뜻이 달라지므로 표현 하나로 결론을 단정하지 말고, 구체적인 질문이나 다음 일정이 함께 나오는지를 같이 보십시오.

| 표현 | 직역 | 이런 뜻인 경우가 많습니다 |
|---|---|---|
| 持ち帰って検討します | 가지고 돌아가 검토하겠습니다 | 중립. 그 자리에서 답하지 않고 사내에서 검토하겠다는 뜻입니다. |
| 前向きに検討します | 긍정적으로 검토하겠습니다 | 관심은 있으나 약속은 아닙니다. 후속 요청이 오는지 확인합니다. |
| 検討します | 검토하겠습니다 | 질문과 일정이 따르지 않으면 우선순위가 낮다는 신호일 수 있습니다. |
| 難しいですね | 어렵네요 | 완곡한 거절인 경우가 많습니다. 무엇이 어려운지 물어 조건을 바꿀 여지를 확인합니다. |
| 勉強になりました | 많이 배웠습니다 | 정중한 인사말입니다. 그것만으로는 도입 의사를 알 수 없습니다. |
| 社内で共有します | 사내에 공유하겠습니다 | 담당 부서가 따로 있을 수 있습니다. 어느 부서에 공유되는지 물어봅니다. |
| また機会がありましたら | 또 기회가 있으면 | 이번 건은 진행하지 않겠다는 완곡한 표현인 경우가 많습니다. |
| 一度、上の者と相談します | 한번 윗사람과 상의하겠습니다 | 담당자 선에서는 답할 수 없다는 뜻입니다. 상의에 쓸 자료를 바로 보냅니다. |

긍정 신호는 말보다 행동에 나타납니다. 구체적인 가격이나 납기를 묻는다, 다른 부서 사람을 다음 미팅에 부르겠다고 한다, 보안 체크시트나 견적서를 요청한다면 검토가 실제로 진행되고 있는 것입니다.

> **はい가 곧 동의는 아닙니다**
> 대화 중의 はい(하이)나 고개 끄덕임은 동의가 아니라 "듣고 있습니다"라는 맞장구(相づち, 아이즈치)인 경우가 많습니다. 합의 여부는 미팅 끝에 다음 단계를 말로 정리하고, 감사 메일에 다시 적어 확인하십시오.

## 미팅이 끝난 뒤 무엇을 하는가

**お礼メール(오레이메루, 감사 메일).** 미팅 당일, 늦어도 다음 영업일 안에 보내는 것이 좋습니다. 감사 인사, 미팅에서 확인한 내용, 요청받은 자료, 다음 단계와 기한을 짧게 적습니다. 요청받은 자료가 아직 준비되지 않았다면 언제까지 보내겠다고 기한을 적습니다.

**議事録(기지로쿠, 회의록).** 논의 내용, 결정 사항, 숙제와 담당자, 기한을 정리한 문서입니다. 일본 기업은 회의록을 남기는 곳이 많습니다. 이쪽에서 먼저 일본어 회의록을 정리해 보내면, 담당자가 사내 보고에 쓸 수 있어 환영받는 경우가 많습니다. 양쪽의 이해가 다른 부분을 초기에 발견하는 효과도 있습니다.

**약속한 것의 이행.** 미팅에서 "보내겠습니다"라고 말한 자료는 반드시 약속한 날까지 보냅니다. 첫 거래 전의 일본 기업은 이런 작은 약속의 이행으로 상대를 평가하는 경향이 있습니다.

## 회식과 접대는 어떻게 대하는가

첫 미팅 뒤에 바로 회식으로 이어지는 일은 많지 않습니다. 회식은 관계가 어느 정도 생긴 뒤, 계약 전후나 프로젝트의 마디에 잡히는 편입니다. 술자리 대신 점심으로 하는 회사도 있습니다.

- 초대를 받으면 가능한 한 참석하는 편이 좋습니다. 업무 자리에서 듣기 어려운 사내 사정을 들을 수 있는 기회가 되기도 합니다.
- 자리에서 조건 협상을 밀어붙이지 않습니다. 회식은 결정의 자리가 아니라 관계를 확인하는 자리입니다.
- 접대를 주고받는 것을 내부 규정으로 제한하는 회사가 있습니다. 계산 방식은 상대의 제안에 맞추십시오.
- 다음 날 짧은 감사 메일을 보냅니다.

전시회에서 만난 상대에게 미팅을 요청하는 방법은 [전시회 활용](https://sjc.company/guide/channels/trade-shows/)에서 다룹니다.

## 자주 묻는 질문

**Q. 検討します는 거절인가요?**

문맥에 따라 다릅니다. 구체적인 질문과 다음 일정이 함께 나오면 실제로 검토하겠다는 뜻인 경우가 많고, 질문 없이 이 말만 남으면 우선순위가 낮다는 신호일 수 있습니다. 미팅 뒤에 추가 자료 요청이 오는지가 판단에 도움이 됩니다.

**Q. 첫 미팅에서 가격을 말해도 되나요?**

물어보면 답할 수 있게 대략의 가격대는 준비해 가는 것이 좋습니다. 다만 정식 금액은 요건을 확인한 뒤 견적서로 제출하는 것이 일반적입니다. 그 자리에서 할인을 제안하며 결정을 재촉하는 방식은 잘 통하지 않습니다.

**Q. 일본어를 못하면 통역을 데려가야 하나요?**

상대가 영어에 익숙하다고 확인된 경우가 아니라면 통역을 준비하는 편이 안전합니다. 담당자가 사내에 일본어로 설명해야 하므로, 일본어 자료와 일본어 회의록이 남는 것이 중요합니다. 통역에게는 제품 자료와 용어를 사전에 공유하십시오.

**Q. 선물을 꼭 준비해야 하나요?**

필수는 아닙니다. 한국에서 방문할 때 개별 포장된 과자처럼 부담 없는 것을 가져가면 분위기를 부드럽게 하는 정도의 역할을 합니다. 공공기관이나 규정이 엄격한 회사는 받지 못하는 경우도 있으니 사양하면 그대로 받아들이면 됩니다.

## 이 글의 근거와 출처

- 근거 유형: 실무 경험·일반 관행 정리
- 약속 잡는 시기, 명함·자리 관행, 미팅 진행 순서, 완곡 표현의 해석, 감사 메일 시점, 회식 관행은 공식 출처가 아니라 SJ Company의 실무 경험과 일반적으로 통용되는 관행을 정리한 것입니다. 일본어 표현의 직역과 자기 회사 사람을 부르는 방식만 아래 자료에 근거합니다.
1. 文化庁(文化審議会): [文化審議会答申「敬語の指針」(平成19年2月2日)](https://www.bunka.go.jp/seisaku/bunkashingikai/kokugo/hokoku/pdf/keigo_tosin.pdf) — 확인한 내용: 거래처 앞에서 자기 회사 사람을 「田中」「部長の田中」로 부르는 ウチ・ソト 구분(第3章 第3-2) (확인일 2026-10-04)